マイナンバーの取扱いを再確認!


平成27年10月5日から個人番号(マイナンバー)及び法人番号が順次通知され、平成28年1月1日から社会保証・税番号制度( マイナンバー制度)が利用開始されています。マイナンバー制度は、社会保証・税・災害対策の分野において広く利用されることにより、行政の効率化、国民の利便性の向上、公平・公正な社会の実現を目的とするものです。

例えば・・・

事業者のみなさまもマイナンバーを取扱います

国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用が開始されています。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。

平成28年1月以降、税や社会保障の手続で従業員などのマイナンバーを記載する必要があります。
マイナンバーの取扱いにあたっては、民間事業者にも特定個人情報 (マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが求められます。

マイナンバー利用にあたっての注意点を確認しましょう

注意点 1【取得】

マイナンバーの取得は、法令で定められた場合だけ!

利用目的をきちんと提示する必要があります。

法律の範囲内で利用目的を特定して明示しておく必要があります。

マイナンバー取得時の本人確認は厳格に行います。

取得の際は他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行います。
従業員が扶養親族のマイナンバーを記載した書類を提出する場合、 従業員が扶養親族の本人確認をすることになります。

注意点 2【利用・提供】

事業者は税や社会保障に関する手続書類に従業員などのマイナンバーを記載して、役所に提出!

利用目的以外の利用・提供はできません。

税関係
源泉徴収票、給与支払報告書、支払調書 など
雇用保険関係
雇用保険被保険者資格取得(喪失)届 など
健康保険・厚生年金関係
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得(喪失)届 など

注意点 3【保管・廃棄】

マイナンバーが記載された書類の保管は必要がある場合だけ!

必要がある場合に限り、保管し続けることができます。

翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合 所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合 など

不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

マイナンバーを事務で利用しなくなった場合 保存期間を経過した場合 など

マイナンバーはたくさんの情報を紐付けるものであり、個人情報につながります。
また、一生涯使うものですので、今まで以上に従業員の重要な情報を扱うことになります。
「収集・保管・利用・破棄」まで「誰が」「いつ」「どのような形で」扱ったのかをきちんとルール作成し、管理運用には十分に注意して下さい。


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